Privacyreglement

Online privacy statement 
Ceulen Klinieken vindt een zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens van groot belang. Uw persoonsgegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd.

Waarom heeft Ceulen Klinieken een Privacy Statement?
U kunt in dit Privacy Statement lezen hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, welke persoonsgegevens wij van u verwerken, voor welke doeleinden, wie uw gegevens mag inzien, hoe wij uw gegevens bewaren, aan wie wij uw gegevens doorgeven en welke invloed u daarop zelf kunt uitoefenen. Uw belang staat bij ons voorop!

Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die kunnen worden herleid tot een natuurlijk persoon en dat bent u. Bij persoonsgegevens kunt u denken aan: uw naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer e-mailadres en biometrische gegevens. Dit soort gegevens verkrijgen wij van u als u bijvoorbeeld een formulier invult, een brief of e-mail stuurt, of met ons belt. Ook als u de website van Ceulen Klinieken bezoekt, verstrekt u ons in sommige gevallen persoonsgegevens. Bijvoorbeeld in de vorm van een IP-adres of een cookie.

Op het moment dat uw persoonsgegevens door uzelf of door een derde met Ceulen Klinieken worden gedeeld verwerken wij deze. De betekenis van het begrip verwerken is ruim en houdt onder meer in: verzamelen, opslaan, raadplegen, verwijderen, gebruiken en het verstrekken van gegevens aan derde partijen.

Van wie verwerkt Ceulen Klinieken persoonsgegevens?
Van alle personen met wie we contact hebben, of die de website van Ceulen Klinieken bezoeken, kunnen we persoonsgegevens verwerken. Dit zijn onder meer patiënten van Ceulen Klinieken. Ook verwerken we persoonsgegevens van contactpersonen van zakelijke klanten, leveranciers of ketenpartners van Ceulen Klinieken.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
De verantwoordelijke voor het verwerken van uw persoonsgegevens is Ceulen Klinieken, gevestigd aan Blokzijlpark 30a te Amersfoort. De verantwoordelijke is degene die formeel-juridisch beslist of en, zo ja, welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke wijze.

Waarvoor gebruikt Ceulen Klinieken uw persoonsgegevens?
Ceulen Klinieken mag enkel persoonsgegevens van u verwerken als wij daarvoor een wettelijke grondslag hebben. De wettelijke grondslagen voor het verwerken van uw persoonsgegevens zijn: 

▪ uw toestemming;
▪ de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst;
▪ de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen;
▪ de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk ter bestrijding van ernstig gevaar van uw gezondheid; en
▪ de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk met het oog op het belang van Ceulen Klinieken, waarbij uw belang niet prevaleert.

Ceulen Klinieken verwerkt uw persoonsgegevens ten behoeve van een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering, in het bijzonder in het kader van het uitvoeren van de volgende activiteiten:     
1. Goede zorgverlening
In het kader van goede zorgverlening registreren wij uw naam en adresgegevens, uw contactgegevens en alle informatie van verwijzer en apotheker die ons in staat stelt de juiste en veilige zorg te bieden. Ook vragen wij uw legitimatiebewijs. We maken geen kopie, maar noteren het type document (paspoort, rijbewijs, vreemdelingendocument, identiteitskaart) waarmee u zich heeft geïdentificeerd, het nummer en uw BSN.

Wij vragen u uiteenlopende informatie over uw ziektebeeld, medicijngebruik, beroep, levensstijl (roken, alcohol- en drugsgebruik), zwangerschap etc. Ook verblijf in een buitenlands ziekenhuis valt hieronder. Alle zorgverleners die direct betrokken zijn bij uw behandeling, hebben toegang tot deze gegevens. Daar hoort ook alle informatie bij afkomstig van het laboratorium en onderzoeksgegevens. Voor medische spoedgevallen buiten kantoortijden heeft de dienstdoende arts toegang tot uw gegevens.

Indien u geen bezwaar maakt, sturen wij uw huisarts/verwijzer een brief met de uitgevoerde behandelingen en/of advies voor verdere zorgverlening. Uw apotheker sturen wij een recept voor medicatie als dat nodig is. Deze informatie wordt via beveiligde e-mailsystemen gecommuniceerd danwel op papier aan u meegegeven.

Soms is het ook noodzakelijk om patiëntgegevens naar ziekenhuizen of andere zorginstellingen te rapporteren, bijvoorbeeld wanneer een ziekenhuis of andere zorginstelling de verdere behandeling van ons overneemt.

Gegevens  kunnen worden gebruikt voor (medisch) wetenschappelijk onderzoek.

Er kunnen beeld- en geluidsopnamen gemaakt worden het kader van de zorgverlening aan patiënten. Daarbij kan het bijvoorbeeld gaan om telefoongesprekken, opnamen met bewakingsapparatuur en opnamen in het kader van de behandeling. Deze opnames vallen onder het medisch beroepsgeheim. Gebruik van deze opname voor andere doeleinden doen wij alleen met uw schriftelijke toestemming.

2. Declaratie naar zorgverzekeraar
Voor een correcte declaratie van de behandeling naar uw zorgverzekering vragen wij uw BSN-nummer en polisnummer. Onze medewerkers controleren uw NAW-gegevens, de verwijzing, de registraties van de uitgevoerde behandelingen en sturen dan de declaraties naar uw zorgverzekering.
Wanneer de zorg niet onder uw zorgverzekering valt, registreren wij uw bankgegevens ten behoeve van de financiële administratie.

Als een zorgverzekeraar de juistheid en rechtmatigheid van declaraties wil onderzoeken en dit niet lukt op anonieme wijze of met uw toestemming, dan mag de medische adviseur van de verzekeraar aan de hand van een zorgvuldige procedure uw dossier inzien. Hierbij zijn zij verplicht te werken volgens het protocol materiële controle van Zorgverzekeraars Nederland.

3. Meten van behandelresultaten en ervaringen
Wij vragen u vooraf toestemming om mee te doen met (digitale) onderzoeken waarmee we effect van de behandeling meten (PROM’s) en uw ervaringen (PREMS, ookwel genoemd patiëntervaringsonderzoek).

4. Interne en externe kwaliteitscontrole
Wij worden jaarlijks bezocht door een externe auditor die controleert of wij aan de kwaliteitseisen van het ZKN keurmerk voldoen. Inzage in patiëntdossiers maakt deel uit van deze kwaliteitsaudit. Wij geven alleen inzage in dossiers waarvan de patiënt vooraf specifiek schriftelijk toestemming heeft gegeven. Dit is ook het geval bij kwaliteitsvisitaties door de beroepsgroep van de medisch specialisten. De Inspectie voor Gezondheidszorg en Jeugd kan aangekondigd en onaangekondigd inspecties uitvoeren in de kliniek. Op grond van haar wettelijke taak is hiervoor geen toestemming nodig van de patiënt, desondanks streven wij ernaar deze zoveel mogelijk anoniem te presenteren. De inspecteurs van IGJ hebben een beroepsgeheim.

5. Klachten en geschillen
Voor de afhandeling van klachten of geschillen kan het nodig zijn dat de externe klachtenfunctionaris of de geschillencommissie een afschrift van uw dossier met relevante informatie krijgt. Hiervoor vragen wij eerst uw specifieke, schriftelijke toestemming.

6. Incidenten, calamiteiten en bijzondere situaties
Voor een systematische bewaking, beheersing en verbetering van de kwaliteit van de zorg is het van belang om onbedoelde gebeurtenissen tijdens het zorgproces, die tot schade aan de patiënt hebben geleid of zouden kunnen leiden (‘incidenten’), te melden en te analyseren. Dit noemen we ook het VIM-systeem (Veilig Incidenten Melden).
Op grond van de wet mag een arts wel, zonder toestemming van de patiënt, gegevens beschikbaar stellen die nodig zijn om het incident te onderzoeken. De gegevens in het meldsysteem zijn niet openbaar, ook niet voor de patiënt. De gegevens kunnen alleen gebruikt worden door de personen die het incident behandelen. U wordt geïnformeerd over het incident en de melding daarvan, dit wordt ook vastgelegd in uw dossier.
Ernstige calamiteiten zijn wij verplicht te melden bij Inspectie voor Gezondheidszorg en Jeugd, hiervoor vragen wij geen toestemming. Bij mogelijke uitbraak van infectieziekten zijn wij verplicht uw gegevens door te geven aan de GGD.

Prikaccident is een verzamelnaam voor prik-, snij-, bijt-, spat- of krabongevallen, waarbij iemand in contact komt met het bloed of lichaamsvloeistof van een ander. Situaties waarbij onze medewerkers per ongeluk onbeschermd contact hebben met bloed, worden gemeld aan Prikpunt. Wij vragen dan uw medewerking om uw bloed te laten testen op o.a. besmetting met bijvoorbeeld hepatitis B, hepatitis C of HIV. Uitslagen van dit onderzoek worden vastgelegd in uw dossier.

Bij een vermoeden van huiselijk geweld of kindermishandeling zullen wij de meldcode kindermishandeling hanteren en na weging indien noodzakelijk een melding maken.

7. Wettelijk verplichtingen
Soms zijn we verplicht om uw persoonsgegevens aan derden te verstrekken. U moet hierbij denken aan de NZa, politie en justitie, de FIOD-ECD. We controleren dan eerst het doel en controleren of deze aan de wet gestelde eisen voldoet. Wij volgen hierbij ook de door de artsenfederatie KNMG (Koninklijke Nederlandsche Maatschappij tot bevordering der Geneeskunst) opgestelde richtlijnen.

8. Marketing en communicatie
Via het contactformulier op de website kunt u uw gegevens invullen. Deze gegevens worden louter gebruikt voor het kunnen beantwoorden van uw vraag.
We kunnen ook informatie verzamelen met betrekking tot uw gebruik van onze website, de taal daarvan, de tijd van uw bezoek en de adressen van websites die naar ons doorverwijzen. Verder wordt uw IP-adres getraceerd om te kijken hoeveel bezoekers er een aanvraag via het contactformulier versturen. 
Uw e-mailadres wordt met uw instemming vastgelegd bij het aanmelden voor een intake. Wij gebruiken dit e-mailadres niet voor digitale nieuwsbrieven.
Als u geïnteresseerd bent in een behandeling van Ceulen Klinieken, vragen wij (onder andere) om uw naam, e-mailadres en uw telefoonnummer. Wij gebruiken deze gegevens louter om u informatie over onze zorgverlening te bieden..

Toezicht op het verwerken van persoonsgegevens
De regels over het beschermen van uw persoonsgegevens zijn vastgelegd in de Wet bescherming persoonsgegevens, vanaf 25 mei 2018 betreft dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet erop toe dat deze wet wordt nageleefd. Ceulen Klinieken heeft ook een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld.

Wanneer u van mening bent dat de bepalingen uit dit Privacy Statement niet of onvoldoende door ons worden nageleefd kunt u contact opnemen met onze FG via fg@coriuszorggroep.nl.

Veilig
Om uw privacy en de vertrouwelijkheid van uw gegevens te beschermen, treft Ceulen Klinieken passende technische en organisatorische maatregelen.
Wij nemen beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen.

Naast het beveiligen van de systemen, zorgen wij dat binnen Ceulen Klinieken niet iedereen toegang heeft tot uw gegevens. De systemen waarin klantgegevens zijn opgeslagen, zijn daarom enkel toegankelijk voor een selecte groep medewerkers voor wie het noodzakelijk is voor het uitvoeren van hun werkzaamheden dat ze toegang hebben.

Onze elektronische zorgsystemen, waarin uw medische gegevens staan, zijn op verschillende manieren beveiligd met o.a. toegangsbeperkingen, logging en maatregelen tegen verlies van gegevens zoals het maken van backups en het ebschermen tegen brand, verlies en diefstal.
Voor medewerkers en derden is er een gedragscode opgesteld. Medewerkers zijn geschoold in het voorkomen van beveiligingsincidenten en het gebruik van de meldcode datalekken in het geval er ondanks alle maatregelen toch misbruik is gemaakt van uw gegevens.

Melden van incidenten
Mocht er onverwachts blijken dat er toch iets niet goed is gegaan met de bescherming van uw persoonsgegevens, of wij vermoeden dat dit het geval is, dan zullen wij dit melden bij de AP. Indien de inbreuk op uw persoonsgegevens voor u mogelijk ongunstige of nadelige gevolgen heeft, laten wij u dit zo snel mogelijk weten.

Vertrouwelijk
Wij gaan ervan uit dat uw gegevens altijd vertrouwelijk van aard zijn. Iedere medewerker van Ceulen Klinieken is daarom tot geheimhouding verplicht. Dit eveneens voor derden die door Ceulen Klinieken zijn ingehuurd of anderszins zijn aangesteld om werkzaamheden te verrichten. Personen die belast zijn met het uitvoeren van technische werkzaamheden op onze systemen zijn eveneens gehouden tot geheimhouding. Kortom iedereen die inzicht heeft in uw gegevens is belast met een geheimhoudingsplicht.

Hoelang bewaren we uw gegevens?
Ceulen Klinieken bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor uw gegevens worden verwerkt en dan wettelijk is toegestaan. De bewaartermijn kan per doel verschillend zijn.

Verstrekken aan derden
Wij verstrekken uw persoonsgegevens uitdrukkelijk niet aan derden, tenzij dit noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst, indien dit wettelijk verplicht is of wanneer u ons hiervoor uw toestemming heeft gegeven.

Ceulen Klinieken kan ook verplicht zijn om persoonsgegevens te verstrekken op basis van een uitspraak van een bevoegde rechter, of bij fraude of misbruik. Als dat het geval is verleend Ceulen Klinieken haar medewerking.

Doorgeven van uw gegevens naar landen buiten de Europese Unie
Ceulen Klinieken zal uw gegevens niet doorgeven aan een bedrijf of vestiging in een land buiten de Europese Unie, tenzij daarvoor een modelovereenkomst is gesloten of wanneer u een verklaring hebt getekend waarin u toestemming geeft voor de doorgifte.

Persoonlijk contact met Ceulen Klinieken
Veel contacten tussen u en Ceulen Klinieken verlopen telefonisch, via formulieren, e-mail, de website of social media. Persoonsgegevens die u daarbij doorgeeft, leggen wij vast als dat nodig is voor onze dienstverlening.

Bellen met Ceulen Klinieken
Als u ons belt, of wij u bellen, kunnen wij het telefoongesprek opnemen. Dat doen wij om onze medewerkers te kunnen trainen, coachen en beoordelen en om de kwaliteit van onze dienstverlening te optimaliseren zodat wij u beter van dienst kunnen zijn.

Bezoek aan de website van www.ceulenklinieken.nl.
Als u onze website bezoekt, registeren we uw IP-adres, bezoekgegevens en cookies. Hieronder leest u waarvoor we deze gegevens gebruiken.

Wat doen wij met uw bezoekgegevens?
Op de websites van Ceulen Klinieken worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, zoals de meest bezochte pagina's. Met deze informatie kunnen wij de indeling op onze website verder optimaliseren. Ook kunnen deze gegevens worden gebruikt om meer gerichte informatie op de site te zetten. Ze worden gebruikt voor statistische analyses van bezoekgedrag, voor fraudebestrijding en om persoonlijke aanbiedingen te kunnen doen.

Wat doen wij met cookies?
Een cookie is een klein bestandje dat op uw harde schijf wordt opgeslagen door een server en alleen wordt herkend door de server die de cookie opslaat. Een cookie laat de server zien dat u bent teruggekeerd naar een bepaalde pagina op de site. Een cookie registreert absoluut geen persoonlijke gegevens zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres of andere zaken die naar u als persoon zijn te herleiden. Cookies of soortgelijke middelen worden gebruikt om tijdens uw bezoek aan deze website informatie te verzamelen, zoals uw IP adres (een nummer dat aan uw computer wordt toegekend wanneer u over het internet surft), de datum en de tijd van uw bezoek aan de site. Indien u dit wenst kunt u uw browser zo instellen dat cookies worden geweigerd of dat u een waarschuwing krijgt wanneer er cookies worden verzonden.

Op de website van Ceulen Klinieken zijn een aantal links en verwijzingen naar websites van andere organisaties geplaatst. Ceulen Klinieken draagt geen verantwoording met betrekking tot het gebruik van uw gegevens door deze organisaties. Wij raden u aan het privacy statement van de betreffende website te lezen.

Wat zijn uw rechten?
Wanneer Ceulen Klinieken persoonsgegevens van u verwerkt, heeft u volgens de geldende regelgeving bepaalde rechten. Uw rechten zullen hieronder worden toegelicht.

Wij stellen u op de hoogte als wij persoonsgegevens van u verwerken
Ceulen Klinieken verstrekt voor het verwerken van uw gegevens informatie aan u betreffende onze identiteit, over de doelen waarvoor en de manieren waarop wij uw gegevens verwerken, over de regels die daarop van toepassing zijn, over de rechten die u heeft en hoe u daar invloed op kunt uitoefenen. 

Deze informatieverstrekking kan achterwege blijven indien u reeds op de hoogte bent van de verwerking van uw gegevens of indien een mededeling aan u onmogelijk is of voor ons een onevenredige inspanning kost.

Inzage in uw gegevens
Bent u patiënt van Ceulen Klinieken en wilt u zien welke persoonsgegevens van u bij ons bekend zijn? Dan kunt u gebruikmaken van uw ‘Recht van inzage’. Wij verzoeken u wel specifiek aan te geven welke persoonsgegevens u graag wenst te ontvangen.

Recht op rectificatie
U heeft het recht om gegevens te rectificeren als uw gegevens onjuist of onvolledig zijn. Ook heeft u het recht de gegevens te rectificeren als de gegevens niet relevant zijn voor het doel waarvoor wij ze verwerken, of als uw gegevens in strijd met een wettelijk voorschrift door ons zijn verwerkt.
Wij zullen de derde(n) die uw gegevens van ons hebben ontvangen op de hoogte stellen van een eventuele rectificatie, tenzij dit onmogelijk is of van ons onevenredig veel inspanning vraagt.
Wanneer wij inhoudelijk niet eens zijn met de correctie, bieden wij u de mogelijkheid om een verklaring toe te voegen aan uw medisch dossier.

Recht op gegevenswissing
Daarnaast heeft u het recht om bepaalde gegevens te laten verwijderen. Bijvoorbeeld wanneer uw gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor we ze hebben ontvangen, u bezwaar maakt tegen de verwerking of wanneer uw gegevens onrechtmatig door ons zijn verwerkt. We kunnen echter niet altijd alle gevraagde gegevens verwijderen, omdat wij verplicht (kunnen) zijn om bepaalde gegevens van u te bewaren.

Recht op beperking van de verwerking
Ook heeft u recht op beperking van de verwerking van uw gegevens. Het recht op beperking houdt in dat wij uw persoonsgegevens (tijdelijk) niet mogen verwerken en niet mogen wijzigen. Hiervan is sprake indien u de juistheid van de gegevens betwist, indien u van mening bent dat de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden of indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens door Ceulen Klinieken onrechtmatig is.

Recht van bezwaar
Tegen verwerking van uw persoonsgegevens door Ceulen Klinieken kunt u bezwaar maken indien uw persoonsgegevens worden gebruikt voor andere doeleinden dan noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting.

Recht op dataportabiliteit 
Wanneer u zelf uw persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt heeft u in bepaalde gevallen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit houdt in dat wij uw gegevens op gestructureerde, gangbare en machineleesbare wijze aan u zullen verstrekken, wanneer u ons daarom verzoekt. 

Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?
Als u gebruik wenst te maken van uw rechten, kunt u te allen tijde contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens of door een brief aan ons te sturen, voorzien van uw naam, adres en telefoonnummer. Wij reageren binnen één maand op uw verzoek.

Wij vragen u zich te legitimeren, aan de hand van een geldig legitimatiebewijs. Op die manier kunnen wij controleren of wij de persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken.

Buitensporige verzoeken met betrekking tot het verstrekken van informatie kunnen door ons worden afgewezen. Van buitensporige verzoeken is sprake wanneer u ons bijvoorbeeld meer dan gemiddeld en noodzakelijk benadert met informatieverzoeken.

Over dit privacy statement
Ceulen Klinieken kan dit Privacy Statement aanpassen. De laatste wijziging was op 1 september 2023.
Heeft u vragen of opmerkingen over ons Privacy Statement? Neem dan gerust contact met ons op:

Ceulen Klinieken 
Postbus 6080
5700 ET Helmond
debiteuren@ceulenklinieken.nl

Ceulen Klinieken huidtherapie en cosmetisch centrum
Postbus 6080
5700 ET Helmond